Polish (Poland)English (United Kingdom)Czech (Czech Republic)

Regulamin organizacji wydarzeń w gmachu Centrum Informacji Naukowej i Biblioteki Akademickiej

§ 1. DEFINICJE


1.    Centrum Informacji Naukowej i Biblioteka Akademicka (dalej CINiBA) – jest współorganizatorem każdego wydarzenia odbywającego się w obiekcie lub jest udostępniającym pomieszczenia innym instytucjom, które organizują wydarzenie wspólnie z Uniwersytetem Śląskim lub Uniwersytetem Ekonomicznym w Katowicach.
2.    Wnioskodawca – osoba lub instytucja, która zgłasza Wniosek o udostępnienie pomieszczeń w gmachu CINiB-y
i odpowiada za organizację wydarzenia.
3.    Wydarzenie – szkolenie, konferencja, wystawa, sympozjum lub inne wydarzenie o charakterze naukowym lub edukacyjnym, odbywające się w obiekcie.
4.    Opiekun formalny – osoba ze strony CINiB-y czuwająca nad prawidłowym przebiegiem wydarzenia.
5.    Protokół przekazania/odbioru – dokument przekazania/odbioru udostępnianych pomieszczeń, podpisany przez Wnioskodawcę i osobę wyznaczoną ze strony CINIB-y, określający stan oraz wyposażenie pomieszczeń (załącznik nr 1 – Rodzaje pomieszczeń).

§ 2. ZASADY OGÓLNE


1.    W celu organizacji wydarzeń pomieszczenia udostępniane są w godzinach otwarcia CINiB-y, przy czym wydarzenie musi zakończyć się najpóźniej na pół godziny przez zakończeniem pracy Biblioteki. Udostępnianie sal poza godzinami pracy Centrum powinno być przedmiotem odrębnych ustaleń.
2.    Organizowane wydarzenia nie mogą zakłócać funkcjonowania CINiB-y. Ze względu na charakter działalności Centrum należy dołożyć wszelkich starań, by zachować ciszę w miejscach pracy Użytkowników Biblioteki.
3.    Sale CINiB-y udostępniane są wraz z ich stałym wyposażeniem (szczegółowy opis sal oraz wyposażenia zawiera załącznik nr 1 – Rodzaje pomieszczeń). Ustawienie mebli w Sali Konferencyjnej nie podlega modyfikacjom. W Sali Dydaktycznej zmiana ustawienia mebli jest dopuszczalna pod warunkiem przywrócenia do stanu pierwotnego po zakończeniu wydarzenia. Użytkownik dokonuje zmian ustawienia mebli we własnym zakresie.
4.    Udostępniane pomieszczenia wraz z wyposażeniem przekazywane są protokolarnie. Od momentu przekazania pomieszczeń wraz wyposażeniem wskazanym w protokole Wnioskodawca jest odpowiedzialny za powierzone mu mienie.
5.    Dodatkowy sprzęt multimedialny, którym dysponuje CINiBA (zgodnie z załącznikiem nr 1) może się znaleźć w danej sali po wcześniejszym uzgodnieniu.
6.    Wnioskodawca, który planuje wykorzystanie własnego sprzętu multimedialnego niezbędnego do organizacji wydarzenia jest zobowiązany zaznaczyć to we wniosku oraz odpowiednio wcześniej przed rozpoczęciem wydarzenia uzgodnić szczegóły z tym związane. CINiBA zastrzega sobie prawo do niedopuszczenia do użycia na terenie gmachu sprzętu o nieodpowiednich parametrach.
7.    Wnioskodawca, po uzgodnieniu, może zapewniać poczęstunek dla swoich gości. Za organizację oraz zabezpieczenie poczęstunku w trakcie trwania wydarzenia odpowiada Wnioskodawca. Pomieszczeniem udostępnianym na potrzeby organizacji poczęstunku jest Kawiarenka. W czasie trwania wydarzeń Kawiarenka jest przestrzenią udostępnianą wyłącznie organizatorom wydarzeń i ich uczestnikom.  Osoby uprawnione do korzystania z poczęstunku powinny posiadać identyfikatory, które zapewnia Wnioskodawca.
8.    Podłączenie wszelkich własnych urządzeń elektrycznych (w tym przede wszystkim urządzeń wysokiej mocy potrzebnych do przygotowania poczęstunku) niestanowiących wyposażenia pomieszczeń musi być wcześniej uzgodnione z Kierownikiem Obiektu lub osobą wyznaczoną przez Kierownika Obiektu. CINiBA zastrzega sobie prawo do niedopuszczenia do użycia na terenie gmachu urządzeń o nieodpowiednich parametrach.
9.    Wnioskodawca, opuszczając pomieszczenia po zakończeniu wydarzenia, zobowiązany jest przekazać je wraz
z wyposażeniem osobie wyznaczonej ze strony CINIB-y.
10.    Sprawdzenie stanu technicznego udostępnionych pomieszczeń oraz wyposażenia może nie nastąpić w dniu zakończenia wydarzenia. Każda szkoda zostanie odnotowana w Protokole stwierdzenia szkody (załącznik nr 2).
11.    Wnioskodawca we własnym zakresie i na własny koszt zobowiązany jest do usunięcia wszelkich szkód, jakie powstaną przy organizacji oraz w trakcie wydarzenia i zostaną odnotowane w Protokole stwierdzenia szkody (załącznik nr 2).
12.    Wnioskodawca zobowiązany jest do pozostawienia pomieszczeń czystych. Wnioskodawca ponosi koszty ewentualnego dodatkowego sprzątania wynikającego z organizacji wydarzenia. Szczegóły dotyczące tej kwestii należy uzgodnić na etapie składania wniosku.
13.    Wnioskodawcę obciążają koszty wynajęcia ochrony zabezpieczającej organizowane wydarzenie. Ustaleń w tym zakresie należy dokonywać z Kierownikiem Obiektu.
14.    Wnioskodawca prowadzi działania informacyjne oraz przygotowuje materiały promocyjne związane z wydarzeniem w uzgodnieniu ze specjalistą ds. promocji i PR CINiB-y.
15.    Goście mogą wnosić do gmachu swój bagaż osobisty. Okrycia i torby należy pozostawić w szatni lub szafkach skrytkowych.
16.    Wewnątrz gmachu i na jego terenie obowiązuje całkowity zakaz palenia.
17.    Wnioskodawca jest zobowiązany przestrzegać Regulaminu organizacji wydarzeń oraz stosować się do poleceń Kierownika Obiektu w zakresach bezpieczeństwa i porządkowym. Niestosowanie się do zaleceń może skutkować przerwaniem wydarzenia.
18.    Wykaz pomieszczeń zawiera załącznik nr 1.

§ 3. REZERWACJA


1.    Wstępnej rezerwacji należy dokonać po uzgodnieniu terminu za pośrednictwem Wniosku o udostępnienie pomieszczeń w gmachu CINiB-y (załącznik nr 3).
2.    Potwierdzenie ostatecznej rezerwacji następuje za pośrednictwem poczty elektronicznej, po wyrażeniu zgody na organizację wydarzenia przez Dyrektora Centrum.
3.    Po otrzymaniu informacji o akceptacji wydarzenia przez Dyrektora Centrum Wnioskodawca powinien przesłać podpisany Wniosek o udostępnienie pomieszczeń w gmachu CINiB-y wraz z podpisanym oświadczeniem o zapoznaniu się i akceptacji postanowień Regulaminu organizacji wydarzeń w gmachu Centrum Informacji Naukowej i Biblioteki Akademickiej, stanowiącym integralną część Wniosku.
4.    Wnioskodawca jest zobowiązany na bieżąco informować CINiB-ę o wszelkich  zmianach w zakresie organizacji wydarzenia (odwołanie rezerwacji, zmiana godzin, etc.).
5.    Przejęcie udostępnionych pomieszczeń może nastąpić najwcześniej 24 godz. przed wydarzeniem. Przed przejęciem po-mieszczeń Wnioskodawca powinien dostarczyć oryginał Wniosku o udostępnienie pomieszczeń w gmachu CINiB-y złożony elektronicznie oraz uzgodnić szczegóły dotyczące organizowanego wydarzenia.
6.    Dane kontaktowe: Asystent Dyrektora Centrum
dr Katarzyna Wyszyńska
tel.: 32 786 50 04, 506 212 927
e-mail: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.

§ 4. KLAUZULA INFORMACYJNA RODO


1.    Administratorem danych osobowych Wnioskodawcy jest Uniwersytet Śląski w Katowicach.
2.     Kontakt z Administratorem jest możliwy na dwa sposoby:
2.1. listownie na adres: ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice;
2.2.    przez e-mail: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.
3.    Kontakt z Inspektorem jest możliwy na dwa sposoby:
3.1. listownie na adres: ul. Bankowa 5, 40-007 Katowice,
3.2.  przez e-mail: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.
4.    Dane osobowe Wnioskodawcy będą przetwarzane w następujących celach:
4.1.wykonywania zadań związanych z zarezerwowaniem pomieszczeń i rejestracją wydarzenia w kalendarzu wydarzeń CINiB-y,
4.2. realizacji i promocji wydarzenia,
4.3.  realizacji zadań Biblioteki, polegających na zaspokajaniu potrzeb oświatowych, kulturalnych i informacyjnych ogółu społeczeństwa oraz upowszechnianiu wiedzy i kultury,
4.4.  statystycznych, badań naukowych i historycznych,
4.5.  zapraszania na wydarzenia organizowane przez Bibliotekę,
4.6.  marketingowych.
5.    Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz konieczne do zorganizowania wydarzenia w CINiB-ie. W przypadku nie podania danych nie będzie możliwe zrealizowanie ww. celu.
6.    Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wnioskodawcy jest art. 6 ust. 1 lit. a i b rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), tj.:
6.1.  zgoda na przetwarzanie danych osobowych,
6.2.  Regulamin organizacji wydarzeń w Centrum Informacji Naukowej i Bibliotece Akademickiej.
7.    Dane osobowe Wnioskodawcy będą przetwarzane przez Administratora Danych Osobowych do czasu cofnięcia zgody, jednak nie dłużej niż 5 lat. Zgodę można cofnąć w każdym momencie. Nie będzie jednak miało to wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
8.    Dane możemy przekazywać podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie oraz podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądom, organom ścigania lub urzędom, gdy wystąpią z żąda-niem, w oparciu o stosowną podstawę prawną.
9.    Wnioskodawcy przysługują następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
9.1.  prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych,
9.2.  prawo dostępu do danych osobowych Wnioskodawcy,
9.3.  prawo żądania sprostowania danych osobowych Wnioskodawcy,
9.4.  prawo żądania usunięcia danych osobowych Wnioskodawcy,
9.5.  prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych Wnioskodawcy,
9.6.  prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych Wnioskodawcy,
9.7.  prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. prawo otrzymania danych osobowych, w ustrukturyzowanym, po-wszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Wnioskodawca może przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać przesłania danych do innego administratora. Jednakże zostanie to zrobione tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje Wnioskodawcy tylko co do tych danych, które przetwarzamy na podstawie umowy z Wnioskodawcą lub na podstawie zgody Wnioskodawcy,
9.8.  prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu,9.9.  Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10.    Prawo wycofania zgody. W zakresie, w jakim dane osobowe Wnioskodawcy są przetwarzane na podstawie zgody – Wnio-skodawcy przysługuje prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody Wnioskodawcy  przed jej wycofa-niem. Wnioskodawca może wycofać zgodę poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na adres korespondencyjny, bądź adres e-mailowy.

§ 5. POSTANOWIENIA KOŃCOWE


1.    CINiBA zastrzega sobie prawo do wyciągnięcia konsekwencji (w tym odmowy udostępnienia pomieszczeń) Wnio-skodawcom, którzy nie przestrzegają postanowień niniejszego regulaminu.
2.    CINiBA zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian do niniejszego regulaminu. Obowiązujący  Regulamin organizacji wydarzeń w gmachu Centrum Informacji Naukowej i Biblioteki Akademickiej jest publikowany na stronie internetowej CINIB-y.
3.    W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się porządek prawny obowiązujący w obiektach Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, a także postanowienia Kodeksu Cywilnego.
4.    Sprawy sporne rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach.

Uniwersytet Śląski w KatowicachUniwersytet Ekonomiczny w Katowicach


Projekt CINiBAProjekt Centrum Informacji Naukowej i Biblioteka Akademicka został zrealizowany w latach 2008-2012, dzięki współfinansowaniu Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013. Projekt był również finansowany z budżetu Samorządu Województwa Śląskiego, Miasta Katowice, Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach i Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach.